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診療カルテを出張スキャンしてきました

ここ福岡県では現在、3回目の“緊急事態宣言”の真っ只中ですが、皆様はいかがお過ごしでしょうか?私は先週の日曜日に所用で短時間だけ、あるショッピングモールに行ってみたのですが、正直驚きました。「えっ?緊急事態宣言は解除されたんだっけ?」というくらいいつもと変わらない週末の人出でした。まぁもちろん、私自身もその中の一人になってしまうので言える立場にはないのですが・・・(汗)
やはり人間、“慣れ”というのは本当に怖いもので、1回目の緊急事態宣言の時はかなり外出自粛が徹底されていたように思いましたが、3回目となると「またか・・・」という意識の方が強いのかも知れません。どうか皆様、いま一度『不要不急の外出自粛』を徹底して感染拡大を防いでいきましょう。

 
 
さて、今回はタイトルにあります『診療カルテを出張スキャンしてきました』ということで、先月末までの約1ヶ月間、県外のとある病院でやらせていただいた“出張スキャン”のお話を書いてみたいと思います。

まず最初に、この“出張スキャン”とは何ぞや?ということから説明しますと、本来のスキャン業務というのは通常、お客様から「この資料をスキャンしてPDFにして欲しい」というようなご依頼を受けて、お預かりした資料や図面を持ち帰ってスキャンし、後日納品させていただくという流れなのですが、この出張スキャンというのはお客様のもとに直接、機材(スキャナ)を持ち込んで、資料を持ち出さずに現地でスキャンさせていただくというやり方です。
 
まぁ“出張スキャン”と聞けば大体の想像はついたでしょうが(笑)

じゃあ、これはどういった場合にこの出張スキャンを利用していただくのか?それは主に社外に持ち出すことのできない資料であり、特に“機密情報”“日々の業務において必要とする資料”等を対象に、これを電子化したいという場合が多いです。つまり、今回のタイトルにもあります“診療カルテ”などは“機密情報”であり、なおかつ“日々必要とする資料”でもあるため、ズバリこれに当てはまるわけです。
 
そして昨今、どのような企業においてもこのような個人情報を含め“機密情報”は少なからず社内に存在するはずなのですが、これらをどうやって管理していますか?
 
まず、一番多いのは「紙のまま管理している」という回答ではないでしょうか。そしてその理由としては「まだ十分に保管スペースはあるから」とか「滅多に見ることはないから」という理由が多いように思います。

「まぁ確かにな・・・」と納得してしまいそうな理由ではあるのですが、はたしてそれが「絶対に安全」だと言い切れるでしょうか?
 
極端な話、「阪神淡路大震災」や「東日本大震災」等に代表されるような、大規模な震災が再び起こらないとも限らないわけで、そのような“もしも”を想定した場合の“リスク管理”は大丈夫ですか?あるいは現在、世界中で猛威を振るっている「新型コロナウィルス」の感染拡大によりリモートワークが強く求められる時代において、すぐに対応でき得る体制は整っていますか?と考えた場合、紙のままの管理では心許ないし万全とは言えないはずです。

 
いささか例え話が大きくなり過ぎましたので話を戻しますが・・・

今回、この病院の院長様より診療カルテのスキャンに関するお問い合わせをいただいてから、実際に訪問してヒアリングをさせていただいた中で、この院長様がPDF化を考えられた主な理由としては

① 現在は電子カルテに移行しているが、それ以前の紙カルテもPCで管理したい。
② 紙カルテであるため保管スペースが圧迫されている。
③ 滅多に見ることはないが、すぐに見れる場所にないと不便。
④ スタッフにスキャンさせても良いが時間がかかる。
⑤ 個人情報であるため病院外には出せない。
 

と、こういった内容でした。そしてこれらのご要望に応えるには現地での出張スキャンが最良の方法だったわけです。
 
もちろん、ISO(国際標準化機構)の9001(品質)や27001(情報セキュリティ)を認証取得している法人の業者に機密保持契約書なりを取り交わした上で、診療カルテをすべて預けるという選択肢もあるにはあるのですが、私から言わせると表面上どれだけ信頼できる業者であっても、これまで取引実績のないところに預けるのはやはり多少なりとも不安はあるはずです。で、あれば社外に持ち出さずに病院内でスキャンする以上の安全策はないと思うのです。
 
そして、そこが受注に至った一番のポイントだったように思います。

ちなみに以前このブログで、自営業のデメリットとして“社会的信用”の話を書きましたが、今回のようにお客様のもとに出向いての“出張スキャン“であれば、法人/個人の信頼度の差はある程度埋めることができるのではないでしょうか?はっきり言うと“同スペックの機材(スキャナ)”“30年以上の実務経験”“有資格者“で、やる作業(スキャン)が同じであれば、あとは価格がお安い方がよろしいのでは?と、私は思います(笑)
 
ということで約1ヶ月間、車で往復3時間の距離を毎日通勤し、無事に作業を終えたわけですが、何が一番大変だったかといえば・・・スキャン作業以上に毎日“朝7時前に起きること”でした(笑)
 
 
最後になりますが、毎日お忙しいところいつも笑顔で対応して下さったスタッフや看護師の皆様、また機材の搬出時には自らお手伝いしていただいた院長先生と、とても親切な方ばかりでした。

この場を借りてお礼を申し上げます。本当にありがとうございました。

 
また、このブログを読んで「ウチも社外秘資料の電子化を考えている」というお客様がいらっしゃいましたら、ぜひ『Scantec福岡』にご相談下さい。
 
2021年05月22日 12:28

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